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Neue Rechtslage beim Rechnungsversand & Übergangsregelung

In Deutschland und vielen anderen europäischen Ländern gibt es seit einiger Zeit neue Regelungen bezüglich des Versands von Rechnungen, insbesondere in Bezug auf E-Rechnungen und deren verpflichtende Nutzung in bestimmten Sektoren. Die Übergangsregelungen und die neuen Rechtslagen betreffen insbesondere Unternehmen, die mit öffentlichen Institutionen zusammenarbeiten oder mit öffentlichen Aufträgen befasst sind.

Hinweis auf neue Rechtslage beim Rechnungsversand & Übergangsregelung

Mit Art. 23 des Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 hat der Gesetzgeber u. A. § 14 des Umsatzsteuergesetzes geändert und für Unternehmen eine grundsätzliche Verpflichtung zum Versand von Rechnungen in einem von der EU vorgegebenen, strukturierten, elektronischen Format eingeführt. Diese Regelung gilt ab 1. Januar 2025. Die Rechnungsempfänger müssen dieses Format dann auch empfangen und verarbeiten können. Allerdings hat der Gesetzgeber in § 27 Abs. 38 (neu) des Umsatzsteuergesetzes auch eine Ausnahme bzw. Übergangsregelung vorgesehen: Abweichend von der neuen Regelung kann eine Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz noch auf Papier, oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format, das nicht der EU-Regelung entspricht, übermittelt werden.


Fazit:
Die neue Rechtslage beim Rechnungsversand fordert Unternehmen zur Nutzung von E-Rechnungen auf, vor allem bei der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern. Übergangsregelungen erlauben eine schrittweise Umstellung, aber spätestens 2024 müssen alle Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung arbeiten, auf die elektronische Rechnungsstellung umsteigen.

Das sind die Vorteile:

  • Automatisierte Verarbeitung wie z.B. durch die automatisierte Datenverarbeitung
  • Schnellerer Zahlungsprozess durch verkürzte Bearbeitungszeiten und Vermeidung von Verzögerungen
  • Fehlerreduktion durch standardisierte Struktur und automatischen Prüfmechanismen
  • Umweltschutz und Kostenreduktion durch papierlose Abwicklung und Automatisierung
  • Verbesserte Transparenz und Nachverfolgbarkeit durch lückenlose Dokumentation

Die Einführung und Nutzung von XRechnungen bieten viele Vorteile, aber auch einige Herausforderungen, insbesondere für Unternehmen, die sich erstmals mit der elektronischen Rechnungsstellung befassen oder deren Systeme noch nicht vollständig auf das Format ausgerichtet sind. Hier sind einige der möglichen Herausforderungen:

  • Technische Anforderungen und Integration. Wir empfehlen einen Dienstleister oder Berater für die Umsetzung heranzuziehen.
  • Schulungsbedarf und Kompetenzaufbau durch mangelndes Know-how  entstehen ggf. zusätzliche Kosten und Zeitaufwand
  • Die Datenvalidierung und -kompatibilität müssen gewährleistet werden, d. h. es müssen alle erforderlichen Datenfelder korrekt ausgefüllt und validiert werden um die Ablehnung des Rechnungsempfängers zu vermeiden.
  • Unternehmen, die von den standardisierten Vorgaben des XRechnungs-Formats abweichen, riskieren, dass ihre Rechnungen nicht akzeptiert werden oder technische Probleme auftreten
  • Bei der Implementierung können Softwarekosten sowie weitere laufende Kosten entstehen.

Bitte wenden Sie sich bei Fragen an den meistro Kundenservice: 0841 657 00-360 oder nutzen Sie das Kontaktformular.

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